Introducción
ANDITEL S.A.S., sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., legalmente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT. 860.074.671-1, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de2012, Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 y demás que los modifiquen, sustituyan y/o adicione, establece disposiciones generales para el tratamiento de datos, tratamiento de la información, políticas y términos de privacidad y condiciones de uso de la información contenidos en formatos, mensaje de datos, módulos, componentes, aplicaciones o configuraciones. Por lo tanto, establece las siguientes políticas internas orientadas al adecuado tratamiento y administración de los datos personales que han sido recolectados y almacenados en sus bases de datos.
Alcance
El presente documento busca socializar y difundir dichas políticas entre todos los funcionarios y colaboradores de la Empresa, lo cual incluye a todas las personas involucradas y/o relacionadas con las actividades operativas, comerciales, administrativas, financieras y de mercadeo desarrolladas por ANDITEL S.A.S. en las que pueda existir recolección o tratamiento de datos personales.
Por consiguiente, las políticas aquí previstas serán aplicables a los empleados, colaboradores, administradores, Asamblea General de Accionistas, órganos administrativos, contratistas, subcontratistas, proveedores, clientes y demás personas naturales, jurídicas o terceros que estén involucradas o lleguen a involucrarse de cualquier manera con ANDITEL S.A.S. y que puedan llegar a tener cualquier tipo de injerencia o participación en la recolección o tratamiento de datos personales.
1.Tratamiento de los datos personales capturados por Anditel S.A.S. como responsable del tratamiento.
Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras, de datos personales de personas naturales por ANDITEL S.A.S., deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20. del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida por medio escrito u oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable de que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la ley. Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:
2. Derechos de los titulares de los datos personales
En cumplimiento de los términos de la normatividad aplicable en materia de datos personales, ANDITEL S.A.S. asume el papel de Encargada del Tratamiento y Responsable del Tratamiento en todos los casos o en algunos de ellos, dependiendo de cada uno, cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima, transfiera o transmita datos de Titulares en alguna de sus actividades, ya sea por si misma o a través de terceros. A las personas que sean dueñas y/o titulares de los datos personales que van a ser suministrados a ANDITEL S.A.S. o que nos han sido suministrados, les asisten los siguientes derechos:
Nota: Las evaluaciones de rendimiento, los informes de resultados y demás datos que utilice ANDITEL S.A.S. para registrar el desempeño de funcionarios, colaboradores o contratistas no podrá ser modificada y/o alterada, salvo en aquellos casos en que el titular de la in formación compruebe que dicha información fue mal archivada o procesada con errores.
3. Procedimiento
3.1. Con respecto a la recolección de datos e información: ANDITEL S.A.S. en desarrollo de su objeto social, permanentemente realiza la recolección de datos personales de aquellas personas que tienen algún tipo de vínculo con la Empresa. Los casos y ejemplos más significativos de esta labor, sin limitarse a ellos, son:
Todos estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con sus titulares una comunicación abierta, e invitarlos a participar en las diferentes actividades comerciales o de mercadeo de ANDITEL S.A.S.
3.2. Almacenamiento de información: En lo que respecta a los titulares, una vez se concluye el proceso de autorización para el tratamiento de datos personales, se crea un registro en nuestras bases de datos para archivar la información personal de cada titular.
El acceso a dicha carpeta está limitado a aquellos funcionarios, colaboradores, contratistas o subcontratistas que participan directamente en la actividad o proceso administrativo, comercial u operativo de ANDITEL S.A.S., que requiera de los datos del titular para el normal cumplimiento de sus funciones.
3.3. Uso interno de los datos personales: Las diferentes áreas de ANDITEL S.A.S. pueden tener acceso a las bases de datos en lo referente a su especialidad y tarea dentro de la Empresa y conforme a los usos o tratamientos autorizados por sus titulares.
3.4. Circulación de la información: ANDITEL S.A.S. utilizará la información relacionada con sus clientes, proveedores y terceros únicamente con los fines establecidos en la Ley, dentro y fuera del territorio colombiano.
3.5. Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos: ANDITEL S.A.S. deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a su información, cuando así lo requiera, para realizar consultas, así como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales. ANDITEL S.A.S. podrá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales de:
a. El titular Del dato.
b. De los causahabientes, representantes legales o apoderados de los titulares.
c. De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones sociales o legales.
d. Por orden judicial y de terceros autorizados por el titular o por la Ley.
e. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Las consultas, solicitudes y/o reclamos deberán dirigirse de la siguiente manera:
Al correo electrónico: notificaciones@anditel.com siempre que la dirección electrónica desde la cual se remita la solicitud esté registrada en la base de datos de ANDITEL S.A.S.
De lo contrario podrá utilizar la línea telefónica No. (+571) 7430509; en donde le solicitarán datos de control para verificar la identidad del titular. También se recibirán por medio escrito a su dirección de notificación judicial en la Carrera. 29C N°. 71A – 48 Piso 5 de Bogotá. Las consultas sobre datos personales serán resueltas por ANDITEL S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular o causahabientes, manifestando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto en los casos señalados expresamente por la ley.
3.6. Revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos: Dado el carácter revocable de la autorización, los titulares de la información podrán, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Esta solicitud debe ser dirigida así:
Mientras esta revocatoria no se produzca, se entenderá que la autorización dada por el titular de la información permanece vigente.
4. Fines para los cuales anditel s.a.s. recolecta datos personales
4.1. La información de los titulares que se recolectan en nuestra base de datos tiene como finalidad:
4.2. Los datos recolectados a empleados tienen como finalidad:
4.3. Los datos recolectados a proveedores, asesores y consultores tienen como finalidad:
5. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información
Cualquier cambio o modificación sustancial a las políticas internas de tratamiento de datos personales, según lo previsto en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una forma efectiva que garantice e su conocimiento y comprensión, lo cual se efectuará antes de implementar las nuevas políticas.
6. Vigencia de las políticas de tratamiento de datos personales
Las presentes políticas rigen a partir del primero (01) de Enero de 2021. Información de contacto del responsable del tratamiento de datos personales:
Nombre: Íngrid Gaitán E-mail: igaitan@anditel.com
Cargo: Directora Administrativa y Financiera
Dirección: Carrera 29a No.71A – 41 Piso 4, Bogotá, Colombia
Teléfono: (+571) 7430509 Ext. 2505
Av. Boyacá No.95-51,
Bodega 5 Parque Empresarial los Lagartos.
Bogotá, Colombia
anditel@anditel.com
Teléfono (601) 704 20 52
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Anditel Oficial
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